Verminderde performance Yoobi

Afgelopen periode is de druk op onze servers verder toegenomen. Een ontwikkeling die al langere tijd onze aandacht heeft. We hebben meer klanten én meer gebruiker en daarnaast oók meer gebruikers die nog meer doen met de software dan voorheen.

Ondanks onze investeringen, in tijd en resources, zijn de eerste dagen van elke nieuwe maand momenteel te druk en vooral te druk met intensieve bewerkingen in Yoobi om dit zonder problemen te kunnen afhandelen.

We zijn momenteel op veel vlakken verbeteringen aan het aanbrengen in o.a.;

• we splitsen intensieve processen en bewerkingen naar andere servers
• we wijzigen bepaalde onderdelen om resources beter te benutten
• we schalen server resources op zodra dit kan
• we zijn actief bezig om minder efficiënte onderdelen van de software te herschrijven

Wat betekent dit concreet voor nu:

• we hebben een nieuwe API uitgerold. Deze moet ook qua performance verlichting bieden dus we vragen klanten om vlot te migreren naar deze nieuwe API v2.
• we werken elke dag aan verbeteringen en rollen die uit zodra mogelijk, daarnaast monitoren we actief én nemen we actie zodra nodig. Gebruikers hoeven geen meldingen te doen zodra het platform trager is dan normaal. Volg de status pagina voor informatie.
  
• we werken momenteel aan een nieuwe planningmodule die naast een sterk verbeterde interface oók een deel van de performance problemen gaat ondervangen
• we onderzoeken een vernieuwing van ons platform in de komende maanden.

Wat kunnen jullie doen:

• we adviseren om jullie gebruikers te informeren dat:

  • de App goed werkt voor dagelijkse registratie van uren (en ook voor verlof). Gebruik de Yoobi App!
  • Hun timesheet dagelijks in te vullen en wekelijks af te sluiten en niet maandelijks achteraf
  • Het afsluiten en accorderen van uren kan vaak al vanaf de donderdag en/of vrijdag.

• we adviseren ook om bij de facturatie gebruik te maken van de bulkmutatie factureren(knop linksboven bij financieel factureren). Dit proces is als volgt: je zet alle factuurvoorstellen voor een periode klaar, je controleert deze vervolgens op scherm en wijst af wat je niet wilt versturen. Dan fiatteer en verzend je de facturen vervolgens ook via die bulkmutatie. Dan doe je de correcties.

• Geduld, ondanks dat je graag iets af wilt ronden heeft het weinig zin om meerdere malen hetzelfde proces te starten of opnieuw in te loggen op het moment dat er problemen aan onze kant zijn, meestal is een half uur voldoende voor ons om alles opnieuw te prepareren voor gebruik.

Tenslotte..
We betreuren de overlast die dit voor jullie veroorzaakt en we werken er hard aan om dit op te lossen.

In recent months, the pressure on our servers has further increased. This is a development that has been our focus for some time. We have more customers and more users, and more users are doing even more with the software than before.

Despite our investments in time and resources, the first few days of each new month are currently too busy, especially with intensive Yoobi operations, to handle this smoothly.

• We are currently making improvements in many areas, including:
• We are splitting intensive processes and operations to different servers.
• We are modifying certain components to better utilize resources.
• We are scaling up server resources as soon as possible.
• We are actively rewriting less efficient parts of the software.

What this means for now:

• We have rolled out a new API. This should also provide performance improvements, so we ask customers to migrate to this new API v2 as quickly as possible.
• We are working on improvements daily and rolling them out as soon as possible. We are also actively monitoring and taking action as needed. Users don't need to report slower-than-usual platform activity. Follow the status page for information.
• We are currently working on a new scheduling module that, in addition to a significantly improved interface, will also address some of the performance issues.
• We are investigating a platform update in the coming months.

What can you do?

• We advise you to inform your users that:

  • The app works well for daily time registration (and also for leave). Use the Yoobi app!
  • Fill in their timesheets daily and close them weekly, not monthly in arrears.
  • Closing and approving time can often be done starting on Thursdays and/or Fridays.

• We also recommend using bulk invoice adjustments for invoicing (the button in the top left corner of financial invoicing). This process works as follows: prepare all invoice proposals for a period, review them on the screen, and reject any you don't want to send. Then approve and send the invoices using this bulk adjustment. Then make the corrections.

• Please be patient. Even though you're eager to complete something, there's little point in restarting the same process multiple times or logging in again when we're experiencing problems. Usually, half an hour is enough for us to get everything ready for use again.

Finally...
We regret the inconvenience this is causing you, and we're working hard to resolve it.

Vincent Egt
Managing partner Yoobi